Hồ sơ quản lý nhân sự là thành phần đóng vai trò quan trọng đối với mỗi doanh nghiệp. Chính vì thế, bộ phận HR phải cực kỳ chú trọng đến khâu quản lý hồ sơ nhân viên công ty. Vậy hồ sơ nhân sự là gì? Bộ hồ sơ nhân sự gồm những gì? Quy định về lưu trữ hồ sơ nhân sự mới nhất như thế nào? Cùng OSOFT tìm hiểu rõ hơn qua bài viết dưới đây!
Hồ sơ quản lý nhân sự bao gồm những gì?
Tuỳ theo hợp đồng của nhân sự và từng yêu cầu khác biệt của từng doanh nghiệp mà bộ hồ sơ quản lý nhân sự sẽ yêu cầu từng loại giấy tờ khác nhau. Tuy nhiên, một hồ sơ quản lý nhân sự sẽ tối thiểu cần phải có các giấy tờ thông tin về cá nhân cơ bản bao gồm: Đơn xin làm việc, sơ yếu lý lịch, chứng minh thư photo công chứng, sổ hộ khẩu công chứng, hợp đồng lao động, bằng cấp photo công chứng, ảnh 3x4 và ảnh 4x6.
Hồ sơ quản lý nhân sự bao gồm những gì?
Hồ sơ nhân sự của người lao động dưới 15 tuổi
Doanh nghiệp khi tuyển dụng người lao động dưới 15 tuổi cần đảm bảo hồ sơ nhân sự bao gồm:
Các giấy tờ kể trên phải được thu thập đầy đủ để tạo lập hồ sơ nhân sự và lưu trữ trong doanh nghiệp theo đúng quy định pháp luật.
Đối với người lao động là nhân viên chính thức trong doanh nghiệp
Khi người lao động đã trở thành nhân viên chính thức trong doanh nghiệp, hồ sơ lao động sẽ cần bao gồm nhiều giấy tờ hơn so với giai đoạn thử việc. Đây là những giấy tờ cần thiết, phát sinh trong quá trình làm việc, bao gồm:
Hợp đồng lao động chính thức cần có sự xác nhận, ký kết của đôi bên
Hồ sơ nhân sự là một trong các tài liệu có vai trò đặc biệt quan trọng đối với doanh nghiệp. Vì vậy, ngoài các thông tin trên, bộ phận hành chính cần nắm rõ toàn bộ các quy định, nguyên tắc về việc quản lý, lưu trữ hồ sơ để đảm bảo tính hiệu quả.
Dưới đây là 3 quy định quan trọng, được ban hành bởi Pháp luật Việt Nam không thể bỏ qua:
Hồ sơ nhân sự được doanh nghiệp lưu trữ cẩn thận
Như vậy, qua bài viết trên, NHÂN LỰC ĐẠI DƯƠNG đã giúp doanh nghiệp hiểu rõ được hồ sơ nhân sự là gì, gồm những loại giấy tờ nào cũng như được lưu trữ theo các quy định, nguyên tắc như thế nào. Hy vọng qua đó có thể giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về vấn đề này, từ đó thực hiện tốt công tác quản lý nhân sự, góp phần đảm bảo, đẩy mạnh sự phát triển bền vững của đơn vị. Trường hợp cần được tư vấn cụ thể hơn về vấn đề, vui lòng liên hệ với NHÂN LỰC ĐẠI DƯƠNG qua hotline để được hỗ trợ một cách tốt nhất!
Quản lý hồ sơ nhân sự là một trong những bước quan trọng giúp nhà quản lý nắm bắt được đầy đủ thông tin nhân sự đồng thời giải quyết hiệu quả những vấn đề phát sinh trong suốt quá trình hay hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Để hoạt động doanh nghiệp được đảm bảo ổn định, việc thực hiện quản lý hồ sơ nhân sự chặt chẽ luôn là điều mà mỗi tổ chức cần thực hiện.
Vì vậy, bài viết được Bizfly chia sẻ dưới đây sẽ giúp bạn biết rõ hơn về cách quản lý hồ sơ nhân sự sao cho hiệu quả nhất.
Các bước xây dựng mô hình quản lý hồ sơ nhân sự
Một mô hình quản lý hồ sơ nhân sự được xem là hoàn chỉnh khi nó được xây dựng với các bước đầy đủ như sau:
Sử dụng phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự
Với xu hướng chuyển đổi số mạnh mẽ, việc sử dụng các phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự sẽ giúp việc quản lý trở nên ưu việt hơn nhờ những đặc điểm:
Tham khảo ngay Top 9 phần mềm quản lý nhân sự tốt nhất cho doanh nghiệp hiện nay
Quản lý hồ sơ nhân sự được xem là một trong những yếu tố cốt lõi và cần thiết nhất trong việc quản trị nguồn nhân lực của các doanh nghiệp. Cho dù bạn thực hiện việc quản lý bằng Excel, phần mềm quản lý hay bất kỳ cách nào đi chăng nữa thì điều quan trọng nhất là bạn cần nắm rõ và xử lý các thông tin cần lưu ý để đạt được hiệu quả quản lý cao nhất
Hồ sơ nhân sự của công ty chuẩn gồm những gì – Nhân sự là một trong những lực lượng chính góp phần tạo nên công ty và đưa công ty phát triển. Chính vì thế mà các công ty luôn chú trọng vào vấn đề nhân sự. Chọn lọc nhân sự một cách kỹ lưỡng để đảm bảo có được những nhân sự chất lượng đáp ứng yêu cầu của công ty. Trong đó, những vấn đề liên quan đến hồ sơ nhân sự của công ty là vấn đề quan trọng cần được chú tâm. Dưới đây là tất tần tật những thông tin về hồ sơ nhân sự mà bạn nên biết.
Hồ sơ nhân viên chúng ta có thể hiểu đó là nơi lưu trữ toàn bộ những thông tin quan trọng về nhân sự. Từ sơ yếu lý lịch, lương thưởng, bảo hiểm, lịch sử công tác, thông tin nghỉ phép của cán bộ, nhân viên,…Tất cả những thông tin này đóng vai trò quan trọng đối với công tác quản lý hành chính nhân sự. Các thông tin này cần phải đảm bảo tính chính xác, tỉ mỉ, kỹ lưỡng và hồ sơ của công ty còn là yếu tố để chấm công, tính toán các khoản lương, thưởng.
Bộ hồ sơ lao động đối với nhân viên học việc, thử việc
Nhân viên học việc, thử việc ở bất cứ một công ty nào cũng cũng đều sẽ có bộ hồ sơ nhân sự lưu trữ riêng. Vậy hồ sơ nhân sự của công ty đối với nhân viên học việc, thử việc sẽ bao gồm những gì? Bộ hồ sơ nhân sự của đối tượng nhân viên chưa chính thức này thì hồ sơ sẽ bao gồm những thông tin dưới đây.
Hồ sơ xin việc sẽ bao gồm đầy đủ các giấy cùng bản photo có công chứng như: Đơn xin việc, sơ yếu lý lịch, chứng minh thư công chứng, bằng cấp photo công chứng, biên bản đánh giá chính thức hoặc dừng công việc trước đó,…
Với những lao động là người nước ngoài thì bên cạnh những giấy tờ nêu trên thì đối tượng lao động này cần phải có giấy phép lao động (Work Permit) tại Việt Nam và thêm visa lưu trú còn thời hạn. Trong trường hợp doanh nghiệp sử dụng lao động nhỏ tuổi từ 15 – 18 tuổi thì cần phải có bản đồng ý giao kết lao động hợp lệ.
Còn trong trường hợp doanh nghiệp muốn sử dụng lao động trẻ em dưới 15 tuổi thì cần: Hộ chiếu hoặc chứng minh nhân dân của người đại diện pháp luật của người dưới 15 tuổi. Đồng thời, người lao động dưới 15 tuổi cùng cần có văn bản đồng ý cho đại diện theo pháp luật của bản thân giao kết hợp đồng lao động.
Cách thức lưu trữ hồ sơ nhân viên hiệu quả cho doanh nghiệp
Doanh nghiệp sẽ cần lưu trữ lượng lớn hồ sơ, giấy tờ liên quan đến nhân sự trong suốt quá trình hoạt động của doanh nghiệp. Chính vì thế, các mẫu bìa kẹp hay cặp, túi hồ sơ không phải là lựa chọn phù hợp cho việc lưu trữ. Để công tác lưu trữ, quản lý hồ sơ nhân viên được đảm bảo, doanh nghiệp cần sử dụng các loại tủ hồ sơ với khả năng chứa lớn.
Hồ sơ quản lý nhân sự trước khi được lưu trữ cần phải được phân loại rõ ràng. Điều này giúp cho quá trình truy xuất, tìm kiếm, bổ sung diễn ra nhanh chóng và đơn giản hơn khi cần. Có nhiều cách phân loại hồ sơ, chẳng hạn:
Tùy thuộc vào số lượng hồ sơ cần lưu trữ cũng như yêu cầu riêng biệt của từng doanh nghiệp mà bộ phận nhân sự lựa chọn cách phân loại hồ sơ sao cho phù hợp.
Hồ sơ nhân sự sau khi được phân loại tiếp tục sẽ cần được sắp xếp một cách khoa học. Về cơ bản có rất nhiều cách sắp xếp khác nhau, tuy nhiên phổ biến nhất là sắp xếp theo tính chất của hồ sơ, cụ thể gồm: hồ sơ bình thường, hồ sơ mật, hồ sơ tối mật. Ngoài ra, hồ sơ nhân viên công ty cũng thường được sắp xếp theo mức độ giải quyết: chưa giải quyết, đang giải quyết, đã giải quyết.
Bước quan trọng cuối cùng đó chính là lưu trữ hồ sơ nhân sự. Hiện nay phổ biến nhất là 2 phương thức lưu trữ hồ sơ:
Đặc biệt hơn, khi công nghệ ngày càng trở nên phát triển, việc lưu trữ hồ sơ nhân sự bằng phần mềm quản lý nhân sự sẽ là giải pháp tối ưu cho doanh nghiệp. Bằng cách số hóa thông tin hồ sơ nhân viên thành dữ liệu máy tính, doanh nghiệp tiết kiệm được đáng kể diện tích lưu trữ, dễ dàng tìm kiếm, truy xuất thông tin khi cần sửa đổi, bổ sung.
Quản lý hồ sơ nhân sự là nghiệp vụ quan trọng, cần tránh xảy ra sai sót nhằm đảm bảo hiệu quả quản lý của doanh nghiệp. Trong thời đại hiện nay, khi chuyển đổi số đang là xu hướng mới, việc đón nhận cơ hội và chuyển đổi số doanh nghiệp nói chung, số hóa hồ sơ nhân sự công ty nói riêng sẽ là công tác quan trọng cần thực hiện. Hy vọng những chia sẻ trên đây của OSOFT đã giúp bạn có thêm nhiều thông tin hữu ích. Liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn giải pháp chuyển đổi số doanh nghiệp hiệu quả!
CÔNG TY TNHH GIẢI PHÁP PHẦN MỀM OSOFT
Địa chỉ: Số 63 Đường số 1, Cityland Center Hills, Phường 7, Quận Gò Vấp, TPHCM.
Email: [email protected]
Hồ sơ nhân sự được xem là một trong các đối tượng trung tâm, quan trọng nhất, có ảnh hưởng lớn đến công tác quản lý nhân sự trong doanh nghiệp. Để đảm bảo việc quản lý hồ sơ nhân sự đạt hiệu quả tốt, doanh nghiệp, cụ thể là bộ phận hành chính nhân sự buộc phải nắm rõ các thông tin như hồ sơ nhân sự là gì, các loại giấy tờ cần thiết hay quy định về việc quản lý, lưu trữ.
Hồ sơ nhân sự gồm những gì? Quy định quản lý hồ sơ nhân sự
Cùng NHÂN LỰC ĐẠI DƯƠNG tìm hiểu tất cả các vấn đề này qua bài viết được chia sẻ dưới đây!
Hồ sơ nhân sự là một tài liệu rất quan trọng. Đây là nơi lưu trữ toàn bộ các thông tin quan trọng có liên quan đến các nhân sự trong công ty như thông tin về sơ yếu lý lịch, lịch sử công tác, thông tin xin nghỉ phép, bảo hiểm, lương thưởng,...
Những thông tin này có vai trò đặc biệt quan trọng, không thể thiếu đối với công tác quản lý của bộ phận hành chính nhân sự, hỗ trợ việc tính toán bảng chấm công, các khoản lương. Chính vì vậy mà hồ sơ nhân sự luôn là tài liệu mà doanh nghiệp được khuyến cáo phải bảo vệ, lưu trữ thật cẩn thận.
Việc nắm rõ thông tin bộ hồ sơ nhân sự cần những gì (hay nói cách khác là bao gồm những gì) sẽ giúp quá trình quản lý, lưu trữ của doanh nghiệp được dễ dàng, hiệu quả hơn. Cụ thể:
